Aalborg Energie Technik a/s (herefter ”AET”) værner om dine personoplysninger, og vi er meget opmærksomme på behovet for hensigtsmæssig beskyttelse og forsvarlig behandling af de personoplysninger, vi modtager fra dig.
I det følgende kan du læse vores politik for behandling af de personoplysninger, du afgiver, når du sender 1) en uopfordret ansøgning, 2) en opfordret ansøgning, eller 3) indgår i en rekrutteringsproces med henblik på at AET kan vurdere, om du er egnet til stillingen.
I henhold til den gældende persondatalovgivning betragtes AET som dataansvarlig i forhold til de personoplysninger, du afgiver til os. Nedenfor finder du alle nødvendige kontaktoplysninger.
Vores behandling af dine personoplysninger lever op de til enhver tid gældende krav, herunder sikkerhedskrav, der følger af persondatalovgivningen. Vi gennemgår jævnligt de registrerede personoplysninger og sletter de personoplysninger, der ikke længere er relevante at behandle. Det samme gælder personoplysninger, som en ansøger ønsker slettet, og som vi ikke længere har noget grundlag for at behandle.
Når du sender en ansøgning til os og/eller indgår i et rekrutteringsforløb, forudsætter det, at du afgiver visse personoplysninger. Disse oplysninger indhentes for at kunne vurdere, om du er egnet til den pågældende stilling. Grundlaget for behandlingen er derfor at kunne gennemføre foranstaltninger, der træffes på din foranledning, forud for indgåelsen af en kontrakt.
Vi opfordrer dig til, at du ikke sender os flere personoplysninger, end hvad der er nødvendigt for, at vi kan vurdere, om du er egnet til at varetage det job, ansøgningen drejer sig om. Vi har eksempelvis ikke brug for at modtage dit cpr. nr. for at kunne foretage denne vurdering.
2.1 Behandling af personoplysninger ved modtagelse af opfordrede jobansøgninger
Hvis du sender en ansøgning til et konkret jobopslag, behandler vi de personoplysninger, der modtages i ansøgningen og de tilknyttede bilag. Dette udgør typisk dine kontaktoplysninger, oplysninger om kvalifikationer, erfaringer, motivation for ansøgningen samt dine personlige og faglige egenskaber.
Når vi modtager en opfordret ansøgning, sender vi dig en bekræftelsesmail, hvilket er din sikkerhed for, at vi har modtaget ansøgningen.
Din ansøgning og de tilknyttede bilag vil blive behandlet og opbevaret under rekrutteringsforløbet, hvorefter de vil blive slettet. Et rekrutteringsforløb vil maksimalt vare 6 måneder.
Hvis du modtager et afslag fra os, og vi efterfølgende ønsker at gemme din ansøgning og de tilknyttede bilag, indhenter vi et særskilt samtykke til at opbevare ansøgningen og bilag i yderligere 6 måneder.
2.2 Behandling af personoplysninger ved modtagelse af uopfordrede jobansøgninger
Hvis du sender en uopfordret ansøgning til os, behandler vi ligeledes de personoplysninger, som fremgår af ansøgningen og de tilknyttede bilag. Som ved de opfordrede ansøgninger vil dette typisk udgøre dine kontaktoplysninger, oplysninger om kvalifikationer, erfaringer, motivation for ansøgningen samt dine personlige og faglige egenskaber.
Vi sender dig altid en bekræftelsesmail, når vi har modtaget ansøgningen.
Vi opbevarer altid uopfordrede ansøgningen med bilag i 6 måneder efter modtagelsen. Herefter vil dokumenterne/oplysningerne blive slettet, medmindre vi har indhentet et samtykke til en længere opbevaringsperiode fra dig.
Hvis det er relevant, vil vi indkalde dig til en samtale for at drøfte din ansøgning nærmere med dig. Alternativt vil du ved modtagelsen af ansøgningen blive oplyst om, at der ikke er ledige stillinger pt., som matcher dine ønsker, men at vi vil vende tilbage inden for en periode på 6 måneder, hvis det bliver aktuelt.
2.3 Meddelelse om afslag til ansøgere
Afslag på ansøgninger vil ske pr. mail, og du vel heri blive oplyst om baggrunden for afslaget. Hvis vi ønsker at opbevare ansøgningen, selvom der er meddelt afslag, vil du blive bedt om at samtykke heri.
2.4 Personlighedstest
Hvis du efter første samtale, går videre i processen om jobbet, vil du blive bedt om at gennemføre en personlighedstest. Dette sker med henblik på at få en second opinion mht., hvordan din profil passer til jobbet og AET som sådan. Du vil altid blive bedt om at samtykke i deltagelsen, før du præsenteres for testen. Vi benytter en ekstern leverandør til at gennemføre testen, og vi har indgået en databehandler-aftale med denne leverandør, hvilket sikrer, at dine personoplysninger behandles forsvarligt og i henhold til den gældende lovgivning. Resultatet af testen vil blive slettet, når rekrutteringsforløbet er ovre, medmindre du efterfølgende opnår ansættelse hos os eller giver samtykke til længere opbevaring.
2.5 Referencer
Referencer vil blive indhentet i det omfang, det findes nødvendigt i rekrutteringsprocessen og kun, hvis du har været til en jobsamtale hos os. Du vil altid blive bedt om at samtykke i, at vi indhenter referencer. Referencerne vil blive slettet sammen med ansøgningen efter endt rekrutteringsproces, medmindre du bliver ansat eller giver samtykke til, at de gemmes i yderligere 6 måneder.
2.6 Efterfølgende ansættelse
Alle afgivne personoplysninger fra rekrutteringsprocessen vil blive opbevaret under ansættelsesforholdet, hvis du efterfølgende ansættes hos os
AET videregiver ikke de personoplysninger, du afgiver i din ansøgning og tilhørende bilag samt i forbindelse med en rekrutteringsproces, til tredjemand, medmindre vi har en retslig forpligtelse hertil.
Dine personoplysninger anvendes alene af AET og til ovennævnte formål.
De databehandlere, vi benytter, håndterer alene personoplysninger efter instruks fra os og således også kun til de specifikke formål, vi har fastlagt. Databehandlerne er desuden underlagt en række sikkerhedskrav, og de personoplysninger, vi giver vores databehandlere adgang til, behandles derfor altid fortroligt.
AET behandler alle personoplysninger fortroligt, og vi har foretaget en række tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger med det formål at beskytte dine personoplysninger mod hændelig eller ulovlig tilintetgørelse eller ændring, samt mod at de kommer til uvedkommendes kendskab, misbruges eller i øvrigt behandles i strid med persondatalovgivningen.
Der tages back-up dagligt af alle vores elektroniske data, og vi har beskyttet os ved at have installeret blandt andet antivirussoftware og firewalls. Derudover har vi en række fysiske sikkerhedsprocedurer, herunder blandt andet adgangsbegrænsning og aflåsning af lokaler, som sikrer mod, at uvedkommende får adgang til lokaler med fysisk eller elektroniske data.
Ovenfor er det beskrevet, hvilke personoplysninger vi behandler om dig, hvad grundlaget er herfor, og hvor længe de opbevares, idet vi har pligt til at informere dig herom. Hvis du har spørgsmål hertil eller ønsker yderligere oplysninger eller indsigt i vores behandling af dine personoplysninger, er du altid vel-kommen til at kontakte os.
Du har desuden ret til at få udleveret dine personoplysninger samt ret til at få rettet ukorrekte eller vildledende personoplysninger, som er registreret om dig hos os. Du har endvidere i nogle tilfælde ret til at gøre indsigelse mod behandlingen af dine personoplysninger, herunder anmode os om at begrænse behandlingen af eller slette dine personoplysninger.
Hvis du har givet os dit samtykke til at behandle dine personoplysninger, f.eks. ved at samtykke i, at vi opbevarer dem i en længere periode end 6 måneder, skal du være opmærksom på, at du altid kan tilbagekalde dit samtykke. Dette gør du ved at rette henvendelse på nedenstående mailadresse.
Når vi modtager en anmodning om indsigt, udlevering, begrænsning, sletning eller tilretning af dine personoplysninger, vil vi tage stilling til, om og i hvilket omfang anmodningen kan imødekommes. Vi vil herefter meddele dig vores svar på anmodningen hurtigst muligt og senest inden for 30 dage.
Hvis du ønsker at udnytte disse rettigheder, skal du sende en anmodning herom til os. Du kan rette henvendelse til os ved at skrive til denne e-mailadresse: AET-GDPR@aet.dk
Ud over ovenstående har du også altid mulighed for at klage til Datatilsynet over behandlingen af dine personoplysninger. Du kan læse mere om reglerne for behandling af personoplysninger samt dine rettigheder på www.datatilsynet.dk
